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IT devient le heros de experience sur lieu de travail

Pourquoi l'IT devient-elle le héros de l'expérience sur le lieu de travail

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Des recherches récentes suggèrent que le travailleur moyen ne se rend au bureau que 1,5 jour par semaine.

Avant la révolution industrielle, le travail s’effectuait généralement à l'intérieur ou à proximité de la maison, comme pouvaient le faire les forgerons ou les couturières qui travaillaient au rez-de-chaussée de leur logement. Puis, avec les nouvelles usines et machines, il est devenu plus efficace de rassembler les travailleurs en un seul lieu : un centre d'innovation en quelque sorte. 
 
Deux siècles plus tard, la pandémie a marqué un tournant tout aussi important pour les habitudes de travail. Bien que le pire de la pandémie soit derrière nous, des recherches récentes suggèrent que le travailleur moyen ne se rend au bureau que 1,5 jour par semaine.
 
Alors que les chefs d'entreprise s'interrogent sur la meilleure façon de gérer les nouveaux modèles de travail, en coulisses, les responsables informatiques s'efforcent discrètement de maintenir une expérience de travail homogène pour tous. Mais comment les services informatiques peuvent-ils concilier les besoins de ceux qui se rendent au bureau une fois par mois avec ceux qui se rendent au bureau cinq
jours par semaine ?
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86 % des salariés citent le manque de collaboration ou l'inefficacité des communications comme la principale cause d'échec au travail.

Alors qu’on pourrait croire que les services RH, les services Généraux et les services IT sont totalement distincts, la réalité est qu'ils travaillent tous pour atteindre le même objectif : soutenir les employés et améliorer leur expérience au travail. Pourtant, ces départements sont souvent cloisonnés et ne communiquent pas, sans parler de collaborer.
 
Par exemple, il arrive fréquemment que les services RH, les services Généraux et les services IT présentent séparément des politiques de modernisation des espaces de travail. Cette situation crée non seulement des tensions par rapport aux budgets, mais elle peut également entraîner des problèmes en aval, au moment de l'adoption par les employés ou de l'intégration avec d'autres systèmes. En fait, une étude récente a révélé que 86 % des employés citent le manque de collaboration ou l'inefficacité des communications comme la principale cause d'échec sur le lieu de travail.
 
Pour maximiser le potentiel de toute stratégie d'expérience sur le lieu de travail, les entreprises doivent décloisonner leurs silos habituels et faire collaborer toutes les propositions qui auront un impact sur le lieu de travail, dès leur conception.

L'agilité, un impératif à l'ère du travail hybride

Aujourd’hui, chacun s’attend à pouvoir collaborer en présentiel comme en distanciel, instantanément. Même les choses les plus simples - comme le fait de réserver ou d’annuler un bureau à la dernière minute, d’enregistrer une place de parking par le biais d’une application ou de se repérer dans le bâtiment - peuvent être considérées comme des obstacles inutiles qui dissuadent les employés de revenir au bureau si elles sont trop complexes, inaccessibles ou si elles n'appliquent pas les bons principes d'expérience utilisateur.
 
En d'autres termes, les employés doivent disposer de la bonne technologie pour faire leur travail rapidement et efficacement, où qu'ils se trouvent. De même, la technologie doit être omniprésente pour que les employés en télétravail ne soient pas désavantagés par rapport à ceux qui sont au bureau. 
 
Enfin, la numérisation ne doit pas être considérée comme la solution ultime. Un processus inefficace le restera toujours, même s'il est numérisé. L'objectif premier doit toujours être de veiller à ce que les améliorations soient centrées sur le collaborateur. S’il doit utiliser une application pour réserver un poste de travail, une autre pour réserver une salle et encore une autre pour enregistrer un invité, l'employé sera rapidement frustré. 
 
À la place, les responsables informatiques doivent trouver des solutions qui offrent une expérience transparente sur le lieu de travail et donnent la priorité à l'agilité. Par exemple, les plateformes d'amélioration de l'espace de travail véritablement connectées, telles que RICOH Spaces peuvent fournir aux employés une boîte à outils complète qui prend en charge la gestion des bureaux et des visiteurs, la gestion des salles et les demandes de service, par le biais d’une seule application mobile. Ces technologies placent ainsi le lieu de travail à portée de main des employés et facilitent leur retour au bureau.
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Utiliser le point de vue des utilisateurs pour planifier et améliorer l'expérience au travail

L'expérience au travail doit absolument être centrée sur les personnes. Si l'on ne sait pas comment les employés utilisent leur lieu de travail, la stratégie d’amélioration sera vouée à l'échec. Heureusement, la collecte de ces données n’est pas nécessairement un processus ardu. Là encore, les plateformes technologiques intégrées peuvent aider en permettant aux entreprises de voir quelles salles de réunion et quels bureaux sont les moins populaires, d'évaluer la fréquence à laquelle les personnes se rendent au bureau ou d’identifier si des espaces de collaboration supplémentaires seraient mieux adaptés aux besoins des travailleurs. Grâce à une plateforme intégrée unique, comme RICOH SPACES, les responsables des espaces de travail peuvent mieux cerner le comportement des employés et adapter les installations en conséquence. Ces outils sont également capables de faire des prédictions, comme les journées les plus chargées au bureau, afin de proposer des organisations alternatives appropriées. En concevant des espaces de travail adaptés aux besoins de leurs employés, les entreprises maximiseront la productivité de leurs équipes, ce qui favorisera la croissance ainsi que l'attraction et la fidélisation des talents.

Tourné vers l'avenir

Les technologies de l’information ont donc un rôle plus important que jamais à jouer dans la création d'une expérience de travail transparente. Pour ce faire, les responsables informatiques doivent surmonter les difficultés de communication interne et collaborer avec les autres principaux décideurs. 
 
Toutes les solutions introduites doivent être centrées sur les personnes. En d'autres termes, les meilleures propositions pour améliorer l'expérience au travail doivent être conçues en tenant compte de l'individu, où qu'il se trouve.
 
Comme le montre l'histoire, notre relation avec le bureau est en constante évolution. Pour garder une longueur d'avance et améliorer en continu l'expérience au travail, les responsables informatiques doivent mettre en œuvre une réponse agile, collaborative et axée sur les données. RICOH Spaces est la plateforme technologique idéale pour enrichir l'expérience au travail. Pour garantir que les technologies de l’information conservent leur statut de héros, vous pouvez compter sur notre solution.
 
Pour en savoir plus sur RICOH Spaces, cliquez ici.
Nathan Thomas

Amelie Khamphanh

Chef de produit, Ricoh France

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