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Pourquoi avez vous besoin d’une solution professionnelle de gestion de documents

Pourquoi avez vous besoin d’une solution professionnelle de gestion de documents

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Une gestion documentaire efficace dans les entreprises actuelles est fondamentale

Le coût du stockage de documents physiques peut atteindre 17 € par document. Et ce coût ne fera qu'augmenter à mesure que celui des espaces de bureaux dans nos villes continuera de grimper. C'est pourquoi une gestion efficace des documents est essentielle dans les entreprises d'aujourd'hui. Sans cela, votre entreprise risque d'être exposée à toute une série de problèmes, allant de frais élevés à des risques de sécurité.
 
Dans cet article, vous comprendrez pourquoi une solution de gestion des documents peut être essentielle pour votre entreprise.
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La documentation physique n'est pas sécurisée et peut compromettre l'efficacité de l'entreprise

À l'ère du tout numérique, il peut sembler surprenant que de nombreuses entreprises dépendent encore fortement de la documentation physique dans leurs activités quotidiennes. Une étude récente a révélé que pas moins de 95 % des informations commerciales sont consignées sur des documents papier, ce qui entraîne des problèmes importants.
 
Comment stockez-vous de manière sécurisée tous ces documents papier ? Pouvez-vous les conserver de manière sécurisée sur votre site ou avez-vous besoin d’un lieu de stockage coûteux dans des installations spécialisées ?
 
Se pose également la question de l’accès, de la récupération et du partage des documents physiques. La récupération de documents d’un lieu de stockage sécurisé prend du temps et entraîne également des coûts supplémentaires. Il existe également un risque de perte, car 7,5 % de tous les documents papier sont perdus.

La perte de documents a des conséquences importantes. Ces derniers doivent être reproduits, ce qui implique davantage de temps et de ressources pour leur reproduction, et cela pose également des problèmes de sécurité. 40 % des violations de données concernent des documents papier. En général, ces violations relèvent des catégories suivantes :
  • Perte ou vol de documents (14 %)
  • Documents envoyés ou faxés au mauvais destinataire (19 %)
  • Vol de données dans un lieu non sécurisé (4 %)
  • Élimination non sécurisée des documents (3 %)
La collaboration, le travail à distance et les déplacements professionnels sont également fortement limités par les documents physiques. L’impossibilité de partager des données numériquement nuit à l’efficacité des entreprises et aux prestations de services, ce qui entraîne de mauvaises performances commerciales et une baisse des revenus.
An Effective Document Management Software is the key

Un logiciel de gestion documentaire efficace est essentiel

Heureusement, toutes les entreprises ne sont pas bloquées dans un monde de documents papier. Désormais, un bon nombre d’entre elles créent des documents numériques ce qui améliore la collaboration et le partage, et réduit les coûts de stockage. Cependant, bien que ces entreprises reconnaissent la valeur du numérique, bon nombre d’entre elles sous-estiment les défis et les menaces liés à un logiciel de gestion documentaire peu efficace. Un pourcentage élevé d’entreprises s’appuie sur des serveurs internes ou d’autres services de stockage invisible classiques comme Google Drive ou Microsoft OneDrive. À première vue, ces solutions semblent être solides et efficaces. Mais si vous les examinez de plus près, vous découvrirez vite des problèmes. L'enregistrement de documents exige des utilisateurs qu'ils les sauvegardent systématiquement dans un emplacement de stockage approuvé par l'entreprise, qu'il s'agisse d'un serveur local ou d'une solution de stockage invisible « approuvée » par l'entreprise. Or, les collaborateurs sont tentés d’enregistrer leurs fichiers localement sur des disques durs ou une autre solution de stockage invisible « non approuvée », ce qui rend ces fichiers inaccessibles pour les autres. Dans ce type de situation, la productivité des collaborateurs peut être impactée jusqu’à 21 % et les travailleurs passent en moyenne 18 minutes à rechercher un document lorsqu’il a été enregistré sur un emplacement « non approuvé » ou qu’il a été mal indexé. Une étude a montré que près de 4 collaborateurs sur 5 devaient reproduire des documents existants, car ils ne parvenaient pas à les trouver sur le réseau de leur entreprise.

Le contrôle des versions et la possibilité de travailler sur des documents via un appareil mobile constituent un autre défi

Sans logiciel de gestion documentaire professionnel, le contrôle des versions est laissé à la discrétion des utilisateurs individuels. Inévitablement, cela peut conduire à l’écrasement de documents et à la perte de données, et ainsi nuire à la productivité et aux prestations de services. 83 % des collaborateurs sont confrontés à des problèmes de versions.
 
Pour garantir une collaboration efficace, chacun doit travailler sur le document le plus récent. En l’absence de logiciel de gestion documentaire qui enregistre chaque document en temps réel, il y a de fortes chances qu'une version obsolète soit utilisée à la place. Grâce aux options de contrôle de versions du système de gestion documentaire, chacun peut voir qui a effectué quelles modifications et quand, et toutes les modifications sont effectuées instantanément pour tous les utilisateurs.
 
81 % des collaborateurs ont exprimé le besoin d'un accès mobile aux documents de l'entreprise. Avec les méthodes de travail modernes, ce besoin était à prévoir. Si la numérisation des documents peut faciliter les choses, elle n'offre pas les avantages d'une solution professionnelle de gestion des documents pour l'utilisateur.
 
Pour permettre à vos collaborateurs de visualiser, éditer et signer des documents en dehors du bureau, il est nécessaire d'utiliser les fonctionnalités les plus évoluées offertes par une solution documentaire professionnelle. Actuellement, 74 % des collaborateurs peuvent signer électroniquement des documents à l’aide d’un appareil mobile. En intégrant les signatures électroniques à votre workflow, vous pouvez réduire les délais de traitement des documents de 80 %, ce qui permet aux utilisateurs de les examiner et de les signer instantanément au moment et à l'endroit qui leur conviennent.

Pour résumer, pourquoi votre entreprise devrait-elle intégrer une solution de gestion documentaire ?

Un investissement sur plus de cinq ans dans un système de gestion documentaire professionnel se traduit par un retour sur investissement de 404 % et protège votre entreprise contre le risque de perte de document et de vol de données. (IDC)
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