Des classeurs au Cloud: le rôle des périphériques d’impression dans la numérisation et l’automatisation des workflows
Alors que la numérisation continue de transformer notre façon de travailler, on pourrait raisonnablement penser que les périphériques d’impression n’ont plus guère de raison d’être sur le lieu de travail d’aujourd’hui. Mais c’est loin d’être le cas. Les infrastructures d’impression sont florissantes et continuent d’évoluer, jouant un rôle central dans le processus de numérisation et dans l’automatisation des workflows de document.
Dans cet article, j’explique pourquoi les responsables informatiques et les gestionnaires d’installations sont sur la bonne voie lorsqu’ils intègrent des périphériques d’impression intelligents dans leurs plans de numérisation. Je fournirai également des conseils sur la manière de tirer le meilleur parti de votre infrastructure d’impression numérique.
Le besoin de périphériques d’impression dans un monde numérique
Permettez-moi tout d’abord de vous faire part d’une étude récente. Dans un récent rapport Quocirca, plus de deux tiers (69 %) des organisations utilisant des Managed Print Services (MPS) accélèrent leurs plans de numérisation contre 40 % pour celles qui n’utilisent pas de MPS. Près des deux tiers (65 %) des décideurs informatiques déclarent qu’il est extrêmement ou très important que leur fournisseur de services d’impression puisse également assurer l’automatisation des processus d’entreprise.
Malgré d’importantes initiatives de numérisation, les organisations resteront dépendantes de l’impression. Alors que 46 % de celles qui accélèrent leurs plans de numérisation s’attendent à une réduction des volumes d’impression d’ici 2025, 38 % prévoient une augmentation. Cela reflète la transition en cours vers un bureau « moins de papier » plutôt que vers un bureau entièrement sans papier.
Pourquoi les imprimantes sont-elles essentielles à la numérisation ?
Chaque organisation aura ses propres nuances, mais il y aura inévitablement encore des cas où les documents physiques seront très nécessaires. Il est donc fondamental, dans une stratégie de numérisation, de trouver le bon équilibre et de concevoir une infrastructure d’impression qui permette d’optimiser le parcours numérique.
Loin d’être des périphériques traditionnels à base de papier, les imprimantes multifonctions modernes sont aujourd’hui des outils numériques programmables très polyvalents. Grâce à une approche stratégique, ces périphériques apportent une valeur ajoutée significative, optimisant les opérations de l’entreprise et débloquant des méthodes de travail plus flexibles.
Les périphériques modernes compatibles avec le Cloud, comme la gamme IM-C de RICOH, sont des centres numériques puissants qui fonctionnent à travers le workflow de document, permettant aux utilisateurs de numériser et d’imprimer des documents en fonction de leurs besoins, qu’il s’agisse de numériser des documents physiques directement dans des workflows automatisés via Office 365, SharePoint et d’autres applications basées sur le Cloud ou de convertir des documents numériques en actifs physiques à partir d’un ordinateur de bureau ou d’un appareil mobile, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, et de les envoyer directement à un centre de distribution.
Combler le fossé entre le papier et le numérique
Voyons comment les périphériques d’impression connectés au Cloud peuvent transformer des documents numérisés en formats numériques éditables et consultables, offrant ainsi de multiples avantages aux organisations et aux employés. Par exemple :
- Efficacité: les documents consultables facilitent la recherche rapide d’informations spécifiques. La recherche par mot-clé ou par phrase permet de localiser les informations. Cela permet un traitement plus rapide des documents et aide les employés à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Collaboration: les membres de plusieurs équipes peuvent collaborer sur des documents numériques, même s’ils travaillent à distance. Cela favorise une meilleure communication et un meilleur travail d’équipe au sein de l’organisation.
- Précision: la saisie manuelle depuis des documents papier peut entraîner des erreurs. La numérisation et la conversion de documents en format numérique éliminent le risque d’erreurs et garantissent une plus grande précision des données.
- Expérience de numérisation SSécurité: les documents numériques peuvent être stockés de manière plus sûre et gérés plus facilement que les documents papier. L’accès aux fichiers numériques peut être contrôlé et surveillé, et les informations sensibles peuvent être cryptées ou protégées par un mot de passe.
- Impact sur l'environnement: la réduction de l’utilisation du papier grâce à la numérisation permet de diminuer l’empreinte écologique de l’organisation. Cela est bénéfique pour l’environnement et renforce les efforts de l’entreprise en matière de développement durable et de responsabilité sociale.
Pourquoi s’associer à un spécialiste de la gestion de l’impression et à un fournisseur de services d’automatisation ?
La gestion d’une infrastructure d’impression peut prendre beaucoup de temps. Les contacts avec les fournisseurs d’impression, la supervision des contrats de service, la gestion des stocks de fournitures, la résolution des problèmes sont autant de charges qui pèsent sur les ressources internes.
Comme on le constate dans de nombreux secteurs d’activité, l’externalisation est une solution très efficace. Elle vous permet également de bénéficier de conseils sur les meilleures pratiques, d’une expertise considérable, des technologies les plus récentes et les plus durables et, souvent, de réduire les coûts. C’est la raison pour laquelle le partenariat avec un expert de la gestion d’impression et un fournisseur de services d’automatisation (MP et AS) est un choix judicieux sur le plan commercial.
Le bon partenaire apportera également son expertise au-delà de l’impression. Il se concentrera sur l’ensemble de l’infrastructure d’impression, en fournissant des conseils sur la productivité et l’efficacité, le stockage et l’exploitation des données. Il en résulte une automatisation des processus, une rationalisation des workflows et un perfectionnement de la technologie.
La numérisation étant un objectif stratégique, un spécialiste MP et un partenaire AS peuvent être un facteur de transformation et contribuer à aider les organisations à atteindre leurs objectifs.
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Harald List
Directeur EMEA Gestion des produits et des services, Ricoh Europe
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